De l'utilité de la comptabilité
Article publié sur le webzine Le Cogiteur le 24 mars 2008.
La rigueur comptable peut rebuter des esprits créatifs. Le côté administratif peut rebuter des opérationnels. Mais elle demeure indispensable à toutes les organisations. Petite explication...
La méconnaissance de l'utilité et de la nature de la comptabilité provoque deux types de problèmes dans toutes les organisations (entreprises, associations ou administrations) : un rejet des procédures comptables par les opérationnels et une absence de prise en compte des apports opérationnels des informations comptables. Dans les deux cas, la gestion de l'organisation en souffre et il faut bien voir dans ce double phénomène la cause principale de nombreuses difficultés financières d'entreprises ou d'associations, simplement parce que les alertes normales ne sont pas prises en compte, quand elles ont pu se mettre en oeuvre.
Précisons tout de suite qu'il ne s'agit pas ici de faire un cours de comptabilité et que les quelques explications qui seront données seront simplifiées au maximum.
Qu'est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité consiste à tenir des comptes et à rendre des comptes.
Son utilité tient donc à la fois de la gestion interne d'une organisation et de son obligation d'informer les tiers sur son activité : adhérents d'une association (justifier de l'usage des cotisations), services fiscaux (calculer les impôts), actionnaires (justifier du bon usage du capital), banquiers et fournisseurs (prouver la solvabilité), clients (prouver la pérennité)...
Sur le plan strictement interne, la comptabilité est un journal de faits qui permet de tracer l'activité, tant du point de vue de ce qui est produit que de ce qui est consommé ou utilisé. L'information comptable est la base du contrôle de gestion.
La comptabilité est tout sauf artistique, tout sauf créatrice : journal de faits, elle ne s'appuie que sur ces seuls faits, dont la réalité est démontrée par des pièces justificatives. Sans justification, sans preuve de la réalité d'un fait, ce fait ne peut pas être comptabilisé.
Expression de la vérité la plus crue, la plus dépassionnée et la plus froide, la comptabilité peut énerver ceux qui veulent voir dans leur travail une subtile poésie détachée de toute contingence matérielle... et de toute obligation vis-à-vis des tiers (clients, fournisseurs, salariés, banquiers, Etat...).
En tenant des comptes, on s'assure de la saine gestion de son organisation. En rendant des comptes, on s'assure de la bonne insertion de son organisation dans son environnement et du respect de ses obligations vis-à-vis des tiers.
Comptabilité d'engagement et de caisse
La comptabilité des entreprises (dite comptabilité d’engagements) est plus complète (et donc plus complexe) que la comptabilité des particuliers et des petites associations (dite de caisse).
Dans une comptabilité de caisse, on se contente d’enregistrer les recettes effectives et les dépenses effectives, la différence des deux constituant un bénéfice ou une perte. Elle ne permet donc pas d’avoir une connaissance de la situation globale d’une entité puisqu’elle évacue des éléments très importants tels que dettes et créances mais aussi patrimoine.
Dans une comptabilité d’engagement (telle que celle du Plan Comptable Général), on enregistrera tous les éléments du patrimoine (Bilan) et de son évolution (Résultat), y comprises les créances et les dettes qui, par définition, n’ont pas encore été encaissées.
Dans les deux cas, la comptabilité vise à enregistrer des faits justifiés par des pièces comptables (preuves de la réalité de ces faits : factures...). Il ne faut donc aucune imagination, aucune créativité, pour être comptable. Au contraire, de telles dispositions sont souvent des handicaps. Avant de commencer une comptabilité, il faut bien sûr choisir entre l’un et l’autre. Et ne plus changer d’idée avant le changement d’exercice comptable.
Comptabilité générale et analytique
Une autre distinction est à faire : la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
La comptabilité générale est par nature. Il y a un compte pour les achats alimentaires, un compte pour ceux de carburant, etc. Elle est strictement obligatoire pour toutes les entreprises.
La comptabilité analytique est une comptabilité par finalités (emplois, utilisations). Il y a un compte (on parle souvent de poste analytique) pour ce qui concerne telle ligne de produits (tous achats et toutes ventes le concernant directement ou indirectement), telle type d’activité… Elle n’est pas strictement obligatoire dans la plupart des entreprises. Mais elle est très utile pour savoir si la production d’un bien ou d’un service (par exemple) est rentable ou non…
Les deux se complètent et sont généralement effectuées conjointement.
Comptes, bilan et résultat
Les faits comptables sont donc enregistrés dans des comptes. ceux-ci sont regroupés dans deux documents essentiels : le bilan et le résultat. Si ces deux documents sont obligatoirement dressés en fin d'exercice comptable, des éditions provisoires peuvent être réalisées à tout moment (et doivent d'ailleurs l'être pour suivre la gestion de l'organisation).
Le bilan est un document qui résume l'état du patrimoine (des possessions) d’une organisation à un moment donné. Il se compose de deux parties : le passif est ce dont on dispose; l'actif est ce à quoi on utilise ce que l'on dispose. On ne peut utiliser que ce que l'on a (même à titre de dette) et on doit faire quelque chose avec tout ce que l'on a (ne serait-ce que le garder dans un coin). Par conséquent, l'actif et le passif sont toujours équilibrés.
Le résultat est au contraire une différence entre ce que l’on a gagné et ce que l’on a perdu sur une période de temps. Le résultat d'une période est retranscrit dans le passif du bilan de l'exercice comptable considéré, positivement (s'il est bénéficiaire) ou négativement (s'il est déficitaire).
Les comptes donnant des états des choses sont dits comptes de bilan, les comptes donnant au contraire les raisons de leur évolution (charges et produits) sont au contraire des comptes de résultat.
Méfiez-vous des poètes
La rigueur comptable peut rebuter des esprits créatifs. Le côté administratif peut rebuter des opérationnels. Mais la méfiance ou la défiance vis-à-vis de la comptabilité, la volonté de ne pas tenir ou faire tenir des comptes, doit cependant alerter la hiérarchie : ne pas tenir de comptes, c'est souvent un refus de rendre des comptes. Et aucune organisation ne peut se le permettre...